حل مسئله مهارتی است که در مباحث مدیریت و همینطور موفقیت فردی دستهبندی شدهاست. بهعبارتدیگر فرقی نمیکند که مدیر یک کسبوکار باشید، یا فردی که به پیشرفت در زندگیاش اهمیت میدهد یا اصلاً کسی که به دنبال روابط بهتر است. درهرحال، لازم است با مهارت حل مسئله آشنا باشید.
از ابتدای زندگیتان تا الان در مسیر و مراحل مختلف زندگی کاری و غیر کاری، با مشکلات خستهکنندهای روبرو شدهاید و خواهید شد. اگر مهارت حل مسئله خودتان را تقویت نکنید این مشکلات بزرگ و بزرگتر میشوند. مشکلاتی که شاید با کمک مهارت حل مسئله، حتی یکدهم انرژی، زمان و هزینهای را که باید در حالت عادی برای از بین بردنشان صرف کنید، از شما طلب نکنند.
در این مقاله میخواهیم به شما توضیح بدهیم که مهارت حل مسئله چیست و شامل چه جزئیاتی است. سپس مراحل حل مسئله را بیان خواهیم کرد. با ما همراه باشید:
حل مسئله چیست؟
حل مسئله فرآیند تعریف کردن یک مشکل، بررسی علل به وجود آمدن آن، انتخاب گزینههایی بهعنوان راهحل و درنهایت پیادهسازی آنهاست.
مهمترین کلمه در عبارت مهارت حل مسئله، کلمه “مسئله” است. این واژه را مترادف کلمه “مشکل” میدانند. دیکشنری آکسفورد، مسئله (problem) را اینطور تعریف میکند:
تعریف ۱: یک موضوع مشکوک یا دشوار که نیاز به راهحل دارد.
تعریف ۲: چیزی سخت و دشوار برای فهمیدن، درک کردن یا حتی مقابله کردن با آن.
هر مسئلهای دو ویژگی مهم دارد:
ویژگیهای مسئله چیست؟
ویژگی اول اهداف و ویژگی دوم، موانع هستند. در ادامه این دو مورد را بررسی میکنیم:
ویژگی اول مسئله: اهداف
بهطورکلی یک مسئله درنهایت قرار است به دستیابی به یک موضوع یا حتی اجتناب از آن ختم شود. این یعنی اهداف ممکن است هر چیزی باشند که دوست دارید به آنها برسید یا حتی از آنها دور باشید:
مثلاً اگر گرسنه هستید، هدفتان رسیدن به غذاست،
اگر سود شرکت کم شده، هدفتان رسیدن به سود بیشتر است،
اگر میخواهید درآمد بیشتری داشته باشید، هدف رسیدن به حقوق بیشتر است،
اگر ذهنی آرام میخواهید، هدف دوری از زندگی استرسزا است و…
ویژگی دوم مسئله: موانع
قطعاً اگر هیچ مانعی در راه و مسیر رسیدن به هدف نباشد، اصلاً مشکل و مسئلهای وجود ندارد. بهطور خلاصه، مهارت حل مسئله غلبه بر همین موانعی است که از رسیدن شما به اهدافتان جلوگیری میکنند.
اگر گرسنه هستید، یکی از موانع شما در برابر این هدف این است که غذایی در دسترس نیست. پس برای حل این مانع و از بین بردن آن، به سراغ یک رستوران میروید.
اما بعضی مواقع مشکلات کمی بزرگتر هستند و موانع بیشتری سر راه قرار گرفتهاند. مثلاً زمانی که هدف رسیدن به سود بیشتر در سازمان است، مدیر یا صاحب مجموعه با موانع بیشتری روبرو میشود.
پیدا کردن این موانع، حل آنها یا دستیابی به راهکارهای جایگزین، همان مهارت حل مسئله است!
چگونه مهارت حل مسئله را یاد بگیریم؟
تا اینجا متوجه شدیم که مهارت حل مسئله چیست و با ویژگیهای مسئله بهخوبی آشنا شدیم. حال به سراغ مهارت حل مسئله برویم.
بهطورکلی حل مسئله یک مسیر چندمرحلهای است که لازم است تمامی این مراحل را طی کنیم:
مرحله ۱) شناسایی صورتمسئله
شاید مرحله اول فرآیند حل مسئله، زیاد از حد ساده و عادی به نظر برسد اما باید بدانید که اتفاقاً این بخش تأثیر بسیار زیادی در حل شدن مشکل موجود دارد. در مرحله اول باید بهدرستی مسئله یا مسئلههای موجود را بشناسید. برای شناسایی هر چه بهتر مسئله و ریشه آن، یک تکنیک عالی وجود دارد. تکنیک ۵ چرا.
در این راهکار، مشکل اولیه را شناسایی میکنید، سپس با ۵ بار پرسیدن چرا در موردش، به ریشه آن میرسید. مثلاً مشکل این است که سازمان فروش کمی دارد. حالا به سراغ تکنیک ۵ چرا میرویم:
- چرا فروش سازمان کم است؟ چون فروشندهها در قانع کردن مشتریان مشکل دارند،
- چرا فروشندگان در قانع کردن مشتریان مشکل دارند؟ چون در سازمان آموزش کمی برای آنها آماده کردهایم،
- چرا در سازمان آموزش کمی برایشان آماده کردهایم؟ چون به مدرسان فروش خوب دسترسی نداریم،
- چرا به مدرسان فروش خوب دسترسی نداریم؟ چون بودجه آموزشی ما اندک است و آنها حاضر به همکاری نیستند.
- چرا بودجه ما کم است؟ چون مدیرعامل فکر میکند صرف بودجه در بخشهای فنی و تحقیقاتی سازمان انتخاب بهتری است.
بنابراین فهمیدیم که مسئله اصلی نه فروشندگان کمتجربه، بلکه بودجه آموزشی اندک شرکت است. حالا باید به دنبال راهی برای حل این مسئله باشیم.
نکته: ممکن است سؤالاتی که بالاتر پرسیده شد، هرکدام جواب دیگری داشته باشند. مثلاً شاید جواب سؤال اول این باشد که نمیتوانیم فروشندههای خوب استخدام کنیم. یا جواب سؤال دوم، این باشد که متخصصان آموزشی شرکت در آموزش نیروها مشکل دارند.
بنابراین شما باید در هر مرحله یک جواب دقیق و کاملاً واضح به سؤال بدهید. شاید حتی پیدا کردن جواب سؤال هر مرحله زمان زیادی از شما بگیرد اما مطمئناً صرف زمان برای آن، ارزشش را دارد.
مرحله ۲) بررسی اهداف و موانع
در بخش ابتدایی مقاله در مورد ویژگیهای مهم مسئله یعنی همان “اهداف و موانع” صحبت کردیم. حالا با توجه به این موضوع، باید این اهداف و موانع را مشخص کنید. در ادامه همان مثال قبلی:
هدف متقاعد کردن مدیرعامل برای تخصیص بودجه آموزشی بیشتر به مجموعه است؛ اما موانع ممکن اینها هستند:
- متقاعد نشدن مدیرعامل،
- کمبود بودجه کل سازمان،
- بیاعتنایی او به موضوع آموزش و…
نکته: دقت کنید که نباید در حل مسئله، ذهن خودتان را محدود به یک راهحل کنید. ممکن است در همین مثال، راهحلهای دیگری هم بهجز افزایش بودجه آموزشی شرکت باشد. مثلاً اینکه نیروها را به یادگیری بیشتر ترغیب کنیم، یک جایزه برای فروشنده برتر در نظر بگیریم تا انگیزه آنها بیشتر شود و… .
بنابراین باز هم به دنبال راهکارهای احتمالی باشید. البته برای دسترسی به راهکارهای بیشتر در این مرحله، بهتر است از تکنیک طوفان فکری که در بخش بعد توضیح میدهیم هم کمک بگیرید.
۳) پیدا کردن راهحلهای بیشتر
تا الان یک یا چند راهکار داریم که برای هرکدام از آنها هم چند هدف و مانع مشخص شد. در مرحله سوم ابتدا راهکار نهایی را انتخاب میکنیم. بهعنوان نمونه، در ادامه مثال بالا، راهکار منتخب متقاعد کردن مدیرعامل به افزایش بودجه است.
مسئلهای که با دیگران به اشتراک گذاشته شود سریعتر به راهحل میرسد. پیشنهاد میکنیم در مرحله سوم حل مسئله، از بقیه هم کمک بگیرید و یک جلسه طوفان فکری راه بیندازید. ((تلاش برای حل کردن یک مسئله آن هم بهتنهایی، خودش یک مسئله بزرگتر است!))
در جلسات طوفان فکری، تمام اعضای یک سازمان یا حداقل افراد مرتبط به مسئله، دور یک میز جمع شده و راههای مختلفی برای حل مشکل ارائه میکنند. نکته مهم اینجاست که هیچکدام از راهحلها زمانی که در جلسه گفته میشوند، نباید نقد شوند!
درواقع خاصیت و مزیت طوفان فکری این است که همگی در آن بدون ترس از نقد شدن، ایدههای خودشان را ارائه کنند. حتی ایدههای احمقانه! بنابراین در مرحله اول هیچکس حق نقد و حتی مسخره کردن ایده فردی دیگر را ندارد. بعدازاینکه همه ایدهها و راهکارها جمع شدند، به سراغ مرحله بعدی میرویم.
مرحله ۴) یافتن ایده منتخب
حال نوبت به یافتن ایده منتخب میرسد. میتوانید این مرحله را بهتنهایی یا با همفکری دیگران انجام بدهید. ابتدا ایده و راهحلهای نامناسب و احمقانه را از لیست حذف کنید. مثلاً ممکن است چنین ایدههایی در جلسه بهدستآمده باشد:
- تماس با اعضای خانواده مدیرعامل برای متقاعد کردن او،
- تهدید کردن مدیرعامل،
- کمک خواستن از هیئتمدیره سازمان،
- مذاکره با مدیرعامل،
- نمایش آمار رو به کاهش فروش شرکت برای تحت تأثیر قرار دادن او،
- دعوت از او برای شرکت در یک سمینار در مورد اهمیت آموزش نیروهای شرکت،
- و…
بعد از بررسی و با توجه به شناختی که از مشکل و همینطور مدیرعامل دارید، احتمالاً ۴ ایده اول حذف و ۲ ایده آخر را نگه میدارید.
در این بخش باید به کمک مهارت تصمیمگیری و بعد از بررسی شرایط فعلی، تناسب راهحلها با شرایط شما و… درنهایت یکی از آنها را بهعنوان راه نهایی انتخاب کنید.
مرحله ۵) اجرا
شاید این مرحله به نظرتان خیلی مهم نیاید، اما اگر در همان زمان انتخاب راهحل نهایی، برنامهای برای اجرایی کردنش نداشته باشید، احتمالاً حل کردنش را تا مدت زیادی عقب میاندازید؛ بنابراین در مرحله آخر حتماً تصمیمی را بگیرید که منجر به اجرای راهحل منتخب شود.
عدم تسلط بر مهارت حل مسئله و تصمیمگیری چه تأثیری بر زندگی ما دارد؟
زندگی شغلی
اولین تأثیر نبود مهارت حل مسئله، روی زندگی شغلی شماست. زمانی که در شغلتان، چه مدیریت و چه شغل کارمندی با مسائل مختلف روبرو شوید، قطعاً مهارت اندک در حل مسئله شما را با مشکل در تصمیمگیری روبرو کرده و تصمیمهای نادرست ممکن است باعث ایجاد ضررهای سنگین برای سازمان شود.
روابط
حتی ایدهآلترین روابط هم خالی از تعارض و تنش نیستند. مهم است که بتوانید بعد از به وجود آمدن هر تعارض، تصمیمات درستی بگیرید. قطعاً مهارت اندک در حل مسئله، باعث سردرگمی در تصمیمگیریهایتان میشود.
زندگی شخصی
بهطور خلاصه ناتوانی در حل مسئله برابر است با ناتوانی در تصمیمگیری و گرفتن تصمیمهای نادرست درنتیجه باعث میشود ازلحاظ ذهنی تصور کنید انسانی هستید که توانایی رفع مشکلات زندگیاش را ندارد. چنین چیزی درنهایت به کاهش اعتمادبهنفس و احساس خود ارزشمندی ختم میشود.
نقش پررنگ فرآیند کوچینگ در حل مسئله
نزدیک به چند سال است که در اروپا فرهنگ کمک گرفتن از مربیها جا افتاده تا جایی که سازمانهای بزرگ و معروفی مثل مایکروسافت، گوگل و… چندین کوچ معروف را به شکل دائمی به استخدام درآوردهاند. خوشبختانه در ایران نیز فرهنگ کمک گرفتن از کوچ در حال رشد است.
خیلی از سازمانها و افراد عادی، برای حل مسائل کاری و غیر کاری خودشان ترجیح میدهند که بهجای طی کردن این مراحل بهتنهایی، برای کاهش سردرگمی خود از همراهی کوچ و مربیها بهره ببرند. کوچ کردن مدیران یا حتی کارمندان، فرآیند شناسایی مسئله، بررسی اهداف و موانع و پیدا کردن راهحل نهایی را بسیار آسان میکند.
درواقع کاری که کوچها میکنند، سؤال پرسیدن و هدایت کردن است. آنها با پرسیدن سؤالات درست، درنهایت شما را به جواب مناسب میرسانند. بهاینترتیب فرآیند حل مسئله در مورد زندگی شخصی یا غیرشخصی زیر نظر یک کوچ و یا یک مربی با سرعت و موفقیت بیشتری طی میشود.
پیشنهاد میکنیم اگر که برای حل مسائل و مشکلات دچار چالش هستید، برای یکبار هم که شده ا فرآیند کوچینگ و کمک گرفتن از یک کوچ را امتحان کنید.
نکاتی مهم درباره حل مسئله
این نکات مهم و تأثیرگذار در مورد حل مسئله را به یاد داشته باشید:
۱- تکرار یک مسئله، حاصل مهارت اندک در حل مسئله است!
احتمالاً بارها شده در سازمان یا زندگی شخصی با مشکلی روبرو شوید و بعد از حل کردن آن، دوباره مشکل مشابهی سر راهتان سبز شود. در اغلب مواقع تکرار این مشکلات نه حاصل از شانس بد و تقدیر و… بلکه حاصل از کمبود مهارت حل مسئله است. پس کمی در زندگیتان کنکاش کنید، مسئلههای تکراری و خستهکننده را پیدا کرده و آنها را به کمک آموزشهای گفتهشده، حل کنید.
۲- از کنار مهارت تصمیمگیری بیاهمیت نگذرید.
مهارت تصمیمگیری یکی از بخشهای مهم مهارت حل مسئله است. این مهارت تا جایی اهمیت دارد که حتی بعضی منابع، این دو را مترادف یکدیگر میدانند! یادتان باشد برای حل مسئله بهتر، باید حتماً روی مهارت تصمیمگیری خودتان کار کنید.
۳-فیل شما را گاز نمیگیرد! خیلی از این مسئلههای بهظاهر کوچک و بیارزش، پیامدهای غیرقابلتصوری دارند!
فیل شما را گاز نمیگیرد، اما پشههای زیادی که نیشتان میزنند، برایتان دردسرهای زیادی به وجود میآورند! درواقع این موضوع اشاره به این نکته مهم دارد که:
تعداد مشکلات بزرگی که در زندگی افراد یا سازمانها به وجود میآیند، اندک است؛ اما این مشکلات بزرگ همه را به خودشان سرگرم میکنند درحالیکه درواقع مشکلات کوچکتر در حال ضربه زدن به ساختار هستند.
جمعبندی
درنهایت و بهعنوان نکته آخر یک موضوع مهم را یادآوری میکنیم: اینطور نیست که راهحل نهایی، قطعاً بتواند مسئله موردنظر را برطرف کند؛ اما احتمال موفقیت آن با توجه به بررسیهایی که طبق ۵ مرحله گفتهشده در این مقاله انجام دادهاید، بیشتر است. درهرحال باید همیشه بهدوراز نتیجه گرایی، به فرآیند نگاه کنید و آماده بازخورد گرفتن، بازخورد دادن و اجرای راهکارهای دیگر باشید.